Estimer combien de temps on passe sur une tâche, c’est souvent nécessaire et c’est rarement facile à faire. On a tendance à sous-estimer, oublier d’inclure les imprévus ou à ne pas tenir compte de toutes les petites étapes qui s’additionnent. Et ça c’est pas juste moi qui le dit, ça a été montré par différentes études scientifiques [1, 2, 3, 4].
Résultat : on planifie trop serré, on se retrouve à déborder des échéances, et beaucoup de à-côtés du travail (suivis, ajustements, interruptions) finissent par s’accumuler. C’est universel hein, le fait de sous-estimer a été observé autant dans les projets académiques, les environnements professionnels que les tâches quotidiennes.
Que tu sois en train de :
- estimer si tes offres (produits, services) sont vraiment rentables ou pas,
- faire l’inventaire du travail invisible que tu fais dans ta vie personnelle pour évaluer la valeur de ce que ça représente,
- ou simplement planifier un projet professionnel/l’organisation d’un événement/un projet de construction/autre
être en mesure d’estimer la durée que les tâches à accomplir prendront, c’est une compétence pratique à avoir.
Dans cet article, je vais te parler de 2 techniques que j’utilise, dont certaines fonctionnent même si tu dois estimer une tâche que tu n’as jamais fait 👀
- Tu n’as pas documenté ton temps
- Tu as documenté ton temps (via un “time tracker” par exemple) et tu peux te baser sur la durée réelle de tes tâches passées
1. Méthode pour quand tu n’as pas documenté ton temps
Dans cette courte vidéo, je t’explique ma méthode pour estimer quand je n’ai pas de traces du temps que j’ai passé sur des tâches passées:
2. Méthode pour quand tu as documenté ton temps
Il y a différents endroits où tu pourrais avoir des traces de combien de temps tu as passé sur une tâches :
- tu utilises spécifiquement un outil pour entrer tes heures (j’utilise Toggl – quand je suis disciplinée)
- tu peux consulter ton calendrier si tu es du genre à entrer tes tâches directement là dedans (encore mieux si tu es un adepte du time blocking)
- tu peux consulter l’historique de ton navigateur (c’est une technique que j’utilise régulièrement mais qui fonctionne bien uniquement quand c’est récent)
À noter que ce n’est pas nécessaire que le temps documenté soit précis à la minute près. Pour la majorité des cas, une estimation aux 15 minutes ou même 30 minutes près convient.
Voici un exemple de comment estimer une tâche à partir de données passées
→ tu as déjà créé un cahier d’exerices (workbook) de 10 pages et ça t’a pris 5 heures
→ pour ta nouvelle offre de services, tu dois créer un cahier d’exercices dont la longueur sera probablement entre 15 et 20 pages.
Si tu y vas avec la moyenne, on sait que ça t’a pris environ 30 minutes par page la dernière fois (5/10 = 0.5).
On peut donc dire que ça risque de te prendre entre 7.5h (15 * 0.5 = 7.5) et 10h (20 * 0.5 = 10) pour créer ton prochain cahier d’exercices.
En cas de doute, je préfère personnellement choisir la valeur du pire des cas, donc le 10h.
Tu peux aussi choisir une valeur entre 7.5 et 10 ou carrément la moyenne ici aussi qui est de 8.75 ( (7.5+10)/2 ).
