Ça y est, tu veux déléguer.
T’en as assez de travailler des heures de fou, t’as déjà analysé ton flow de travail, ta charge de travail et tu es arrivé à l’évidence que ça te prend plus de bras (ou de neurones) pour accomplir des choses dans ta business.
T’as même déjà identifié quel type de profil/compétences tu as besoin!
Ton problème: tu ne sais pas quelle option, entre embaucher ou sous-traiter est la plus meilleure (plus rentable) pour toi.
Truth is: on a la fâcheuse habitude de comparer le salaire horaire d’un employé et le tarif horaire d’un sous-traitant quand vient le temps de se demander “lequel est le moins cher”.
À cause de ce réflexe, on assume que d’avoir des employés est moins dispendieux alors que ce n’est pas toujours le cas 👀
Dans cet article, je vais t’aider à calculer quelques petites choses pour te permettre d’avoir une meilleure idée de l’option qui vaut plus la peine. Déjà je peux te dire qu’en résumé, les coûts peuvent être assez équivalents. Je t’invite davantage à te demander si:
- tu as la solidité d’assumer ces coûts à long terme ou si c’est préférable d’avoir une certaine flexibilité
- tu préfères développer la culture de ton entreprise avec une équipe ou avoir une structure de gestion plus simple
Mise en contexte pour l’explication
Comme je te disais en intro, tu sais déjà exactement quoi déléguer.
Tu as évalué tes besoins et ta conclusion c’est que t’as besoin de quelqu’un pour réaliser une partie de ton marketing. Pourquoi le marketing? Parce que quand j’ai sondé ma communauté sur Instagram, c’est ce qui est ressorti le plus donc y’a des chances que ce soit un besoin que tu expérimentes aussi.
On va donc supposer que la personne que tu souhaites embaucher a exactement les mêmes compétences que celle à qui tu sous-traiterais.
En marketing je te rappelle.
On va aussi supposer que tu as évalué tes besoins à environ 10h de travail par semaine.
Ok donc théoriquement, quand tu embauches, tu te dis que ça coûte moins cher. Mais on calcule tous très mal le coût réel d’un employé.
D’ailleurs, avant qu’on poursuive, je tiens à te souligner que les calculs que je vais te présenter, ce n’est pas une science exacte. C’est une approximation, une estimation. Ça va juste t’aider à avoir un meilleur ordre de grandeur pour mieux décider – et pas à t’aider à faire ta comptabilité au dollar près à la fin de l’année.
Les coûts liés à un sous-traitant sont assez simples : la personne te facture.
Aujourd’hui, quand on “sous-traite” son marketing, souvent c’est plus à des collaborateurs, autres solopreneurs, qui sont pas mal autonomes dans leur art. Ils prennent tes besoins, se gèrent, et te livrent la marchandise. Ils travaillent à distance et ont leurs propres outils de travail.
Généralement, la personne va concentrer son travail sur son projet, ses tâches à faire et peut-être sur des rencontres de suivi.
Dans le contexte où la personne facture à l’heure, seules les tâches liées à la planification, à l’exécution et au suivi de son mandat seront incluses.
Dans le contexte où la personne facture au mandat, c’est pas compliqué, le coût se résume à ça.
Évidemment, tu as les taxes à rajouter au coût mais si tu les charges toi-même, tu pourras les récupérer et ça ne rentre pas dans un coût. Tu dois juste bien le planifier dans ton cashflow.
Côté comparaison, on va garder ça simple ici.
Note: dans le cas où un consultant est embauché pour un mandat de type “temps plein”, la démonstration de cet article n’est pas tout à fait adaptée. Ceci étant dit, comme cet article s’adresse aux travailleurs autonomes qui souhaitent déléguer, ce type de mandat n’est pas recommandé (source).
Les coûts liés à un salarié sont plus complexes.
Oui oui, j’ai déjà fait l’erreur de croire que je payais uniquement le “salaire horaire” de l’employé 🫠
Ne sois pas comme moi et prends la peine de regarder TOUT ce que ça implique d’avoir un employé.
Les coûts directs d’avoir des salariés, qu’on oublie parfois
Les charges sociales
La première chose qu’on oublie (coupable) c’est les charges sociales comme la RRQ, l’AE, le RQAP, le FSS et la CNESST. On voit souvent le salaire d’un employé du point de vue de l’employé (iel gagne 20$ de l’heure) alors que du côté de l’employeur, le coût direct inclut des cotisations à payer au gouvernement.
En 2024, ces cotisations totalisent 12.982%.
C’est donc dire que de l’heure, un employé dont le salaire horaire est de 20$ te coûtera 20 x (1 + 12.982%) = 22.60$.
Ça a pas l’air si pire comme ça, mais si on regarde par exemple le cas d’un employé dont le salaire est de 50 000$, ça coûtera en réalité 50 000$ x (1 + 12.982%) = 56 491$. (source)
Les avantages sociaux
Rien ne t’oblige à donner des avantages sociaux. Mais ça peut aider à rendre ton poste plus attrayant et globalement donner une meilleure expérience employé à ton équipe.
Sur son blog, Randstad a créé un bel article qui liste plusieurs avantages sociaux populaires auprès des employés.
Oui ça inclut d’une part les avantages plus traditionnels comme les soins médicaux et dentaires, une assurance-médicaments, un régime de retraite et des cotisations aux REER de l’employé.
Mais apparemment, ce qui serait de plus en plus demandé et valorisé par les employés, ce serait plutôt des avantages dits créatifs. Par exemple, d’offrir des formations à ses employés et/ou l’occasion de développer de nouvelles compétences, des repas gratuits, un abonnement au gym, des voyages, l’accès à un chalet, ou une passe d’autobus par exemple.
Pour en revenir aux avantages traditionnels, on a la chance d’avoir des statistiques savoir un peu mieux combien ça peut te coûter tout ça.
Dans la fonction publique, ces avantages sociaux correspondent en moyenne 12% de PLUS en termes de coûts par rapport au salaire (source).
Si on reprend nos chiffres de tantôt, c’est donc dire que de l’heure, en incluant les charges sociales calculées tantôt, un employé dont le salaire horaire est de 20$ te coûtera 20 x (1 + 12.982% + 12%) = 25$.
À titre de comparaison, dans le cas d’un employé dont le salaire est de 50 000$, ça coûtera en réalité 50 000$ x (1 + 12.982% + 12%) = 62 491$.
Bon, mais le gouvernement fédéral est vraiment généreux. Si on regarde du côté des PME (entre 200 et 500 employés), en moyenne c’est pas mal moins. Les avantages sociaux correspondent en moyenne 7.3% de PLUS en termes de coûts par rapport au salaire. (source)
C’est donc dire que de l’heure, en incluant les charges sociales calculées tantôt, un employé dont le salaire horaire est de 20$ te coûtera 20 x (1 + 12.982% + 7.3%) = 24.07$.
À titre de comparaison, dans le cas d’un employé dont le salaire est de 50 000$, ça coûtera en réalité 50 000$ x (1 + 12.982% + 7.3%) = 60 165$.
Il n’y a malheureusement pas de données sur les très petites entreprises.
Et rappel que les données présentées excluent les avantages créatifs qui ne sont pas comptabilisés dans ces statistiques. À prendre en compte si tu veux en offrir!
Dans notre exemple, disons que toi tu décides de faire preuve de générosité et de donner sensiblement les mêmes avantages sociaux que les PME.
La personne que tu embaucheras au marketing, dont le salaire horaire est de 20$ te coûtera 20 x (1 + 12.982% + 7.3%) = 24.07$.
On se rappelle que tu avais estimé avoir besoin de 10h par semaine donc le coût total annuel sera
24.07 x 10 x 52 = 12 516$.
Les équipements, logiciels et outils de travail
Ton employé va avoir besoin d’un courriel, de l’accès à certains logiciels, possiblement d’un ordinateur et peut-être d’un bureau/local si ça s’applique. Ça peut être autre chose aussi!
Théoriquement la loi dit que:
L’employeur doit fournir gratuitement aux travailleuses et travailleurs payés au salaire minimum le matériel, l’équipement (comme des outils), les matières premières ou les marchandises qu’ils doivent utiliser pour faire leur travail.
Si un membre de son personnel est payé plus que le salaire minimum, l’employeur peut lui demander de payer pour son matériel ou son équipement. Après avoir payé ces frais, son salaire doit être égal ou plus élevé que le salaire minimum (source).
Mais dans les faits, refiler à ton employé tous ces coûts, ben c’est ordinaire.
Mon point c’est que : ça peut finir par coûter cher!
Petite note-nuance ici : dans certains cas, travailler avec des sous-traitants peut engendrer des coûts supplémentaires. Par exemple, si tu les ajoutes sur tes espaces de travail numériques en tant que “membre de l’équipe”, tu as des licences supplémentaires à payer. C’est le cas pour des outils tels que Canva, Asana ou Miro par exemple. À garder en tête!
Le développement professionnel/les formations
Tu envisages développer le potentiel de ta future embauche? Que ce soit pour maîtriser des outils, acquérir de nouvelles compétences ou même des formations continues obligatoires dans le cadre d’une profession particulière, ces initiatives ont des coûts.
Même si tu trouves des des ateliers qui sont gratuits, tu dois quand même payer le temps que les futurs membres de ton équipe vont allouer à la consommation du matériel (et à la mise en pratique).
C’est non-négligeable de devoir absorber 20h de formation via le salaire que tu verses!
Les vacances
Les vacances, si elles sont prises, ne te coûtent pas “plus cher” en argent.
En réalité c’est que tu continues de verser un salaire alors que ton employé ne travaille pas.
Pour les fins de notre comparaison, j’ai plutôt inclus ça dans les coûts indirects! Je t’explique tout ça dans quelques paragraphes.
La vie au travail
Ça, c’est l’ensemble des conditions et des expériences que vivent les employés au quotidien dans leur environnement de travail. Ça inclut tout: de l’ambiance générale, en passant par les interactions avec les autres, les pratiques de reconnaissance, les possibilités d’évolution et ton style de gestion (que tu peux développer en te formant par exemple). Bref, c’est ce qui fait que ton équipe se sent bien (ou pas) dans son poste, et ça peut avoir un impact direct sur leur motivation, leur productivité, et leur engagement envers ton entreprise.
Sure enough, quand il y a une seule personne dans l’équipe en dehors de toi-même, c’est limité ce que tu peux faire. Mais je parie que si tu souhaites embaucher, c’est pour créer une belle culture. Et c’est le genre de truc qui prend du temps à penser/te former, mettre en place et maintenir!
Un résumé des éléments à prendre en compte dans la rémunération globale
Voici un tableau fourni par Tania Boucher, CRHA, pour illustrer l’ensemble des éléments à prendre en compte dans la rémunération. À noter ici que “monétaire” est du point de vue de l’employé. L’ensemble des éléments de rémunération vont nécessiter des ressources (temps et/ou argent) pour être mises en place par l’employeur (donc toi).
Finalement, une dernière chose à considérer dans les coûts, c’est la conformité légale RH. Par exemple, c’est maintenant obligatoire d’avoir une politique de prévention du harcèlement, même s’il n’y a qu’un seul employé!
Ça va te demander du temps si tu la fais toi-même ou évidemment de l’argent si tu la délègues.
Les coûts indirects des salariés
Si on veut vraiment comparer le coût “horaire” d’un salarié au coût d’un sous-traitant, alors c’est essentiel de considérer le coût réel du salarié PAR HEURE “Productive” TRAVAILLÉE.
Parce qu’on se rappelle que pour les sous-traitants, on paye pour le travail accompli.
L’employé, on le paye pour:
→ ses heures totales passées dans l’entreprise, ce qui inclut oui ses tâches liées à son poste, mais aussi pour du temps de tâches admin, de “machine à café”, de pauses (si tu en offres).
→ son temps en vacances, en congés fériés et ses congés de maladie. Au Québec, il y a 8 congés fériés par année, 2 semaines de congé par an et 2 jours d’absence maladie par an. Ça fait un total de 4 semaines rémunérées, mais non travaillées (source, source, source).
Encore une fois à titre de rappel, dans le cas d’un sous-traitant, on ne paye évidemment pas (directement) pour ses vacances. C’est la responsabilité de cette personne de prévoir ses tarifs pour financer ces moments de repos.
Ta responsabilité en tant que donneur d’ouvrage c’est simplement de comprendre et respecter le fait que le tarif horaire (ou les tarifs à forfaits) de cette personne doit lui permettre d’assumer ses vacances tout comme tu assumes toi les vacances de tes employés.
Le coût réel des heures travaillées d’un salarié
Pour mieux comparer des pommes avec des pommes, on va reprendre notre exemple d’employé qui travaillerait 10h par semaine sur le marketing.
Voici un résumé de nos informations:
Salaire de 20$/h, 10h par semaine.
Théoriquement on s’attend à payer 20 x 10 x 52 = 10 400$ par an en échange de 520h travaillées (10h x 52 semaines).
Si tu n’offres pas plus de vacances que le strict minimum prévu par la loi, cette personne obtiendrait donc 10 x 4 = 40h rémunérées, mais non travaillées par an (vacances et jours fériés).
En réalité, on va payer 24.07 x 10 x 52 = 12 516.40$ par an en échange de 10 x (52-4) = 480h travaillées.
Ça ne fait pas 20$/h ça la. Ça fait plutôt 12 516.40$/480 = 26.08$/h
Est-ce que toutes les heures sont productives?
Ce qui va aussi influencer indirectement ton coût, c’est la quantité d’heures productives effectuées par les personnes à qui tu délègues.
Ici, je préfère ne pas encourager la généralisation, mais simplement porter certains détails à ton attention.
→ beaucoup de travailleurs autonomes (et même d’agences) chargent uniquement à leurs clients le temps qu’ils passent à travailler activement.
Pour avoir travaillé directement avec beaucoup de personnes, j’ai pu observer que:
- les rencontres d’équipes
- la planification de projet
- les communications avec leurs clients
- les heures passées à faire de réflexion/idéation/brainstorm
Ne sont pas toujours chargées. Évidemment elles devraient l’être puisque ces étapes sont essentielles dans la réalisation du service de leurs clients.
Mon point ici c’est que beaucoup de professionnels qui vendent des services et qui seront amenés à être tes sous-traitants ont une éthique très très stricte sur les heures chargées. Aucun temps passé sur leur téléphone, en pause, à préparer leur café ne te sera refilé.
→ les salariés vont plutôt inclure dans “leur temps” tout le temps global qu’ils passeront autour de leur travail.
Une étude de l’industrie datant de 2018 (dont je ne connais pas la méthodologie malheureusement, sauf le fait que 1 989 travailleurs de bureau du Royaume-Uni avaient été interrogés) avait trouvé que les employés effectuaient seulement 2 h et 53 minutes de travail productif, sur une journée de 8h de travail.
Le reste du temps était passé à :
- Consultation des réseaux sociaux – 44 minutes
- Lecture de sites d’information – 1 heure 5 minutes
- Discuter d’activités en dehors du travail avec des collègues – 40 minutes
- Préparer des boissons chaudes – 17 minutes
- Pauses fumeur – 23 minutes
- Messagerie texte/instantanée – 14 minutes
- Manger des collations – 8 minutes
- Préparer à manger au bureau – 7 minutes
- Passer des appels à un partenaire/amis – 18 minutes
- Recherche de nouveaux emplois – 26 minutes
(Source)
Les employés de cette étude seraient donc productifs seulement 36% de leur temps travaillé.
Ceci n’est probablement pas parfaitement transposable au contexte de notre exemple où tu emploies quelqu’un pour 10h/semaine, mais c’est bon d’y réfléchir.
Simplement pour les fins de l’exemple, supposons que la moyenne de 36% soit applicable.
Si je reprends mon calcul précédent, qui en arrivait au fait que chaque heure travaillée d’un salarié dans notre exemple, qu’on paye 20$/h, nous revienne plutôt à 26.08$/h travaillée.
Alors en réalité, si cette personne n’est productive que 36% du temps, chaque heure productive travaillée nous reviendrait:
26.08$/h/36% = 72.44$/h
Dans l’optique où quand tu délègues, tu désires avant tout que du travail soit accompli.
À force d’être dans un contexte de rémunération “à l’heure” on focus souvent sur le coût à l’heure et non pas sur le coût à la tâche.
Je le répète, mais les résultats de cette étude (le fameux 36%) sont une moyenne sur un échantillon étudié et ça ne veut pas dire que ça s’applique as is sur tes salariés actuels et futurs.
Mon point ici est simplement de te faire réfléchir sur le coût réel des employés versus les sous-traitants. S’il te plaît, ne va pas ce n’est pas d’instaurer une politique dictatrice sur les heures passées “au travail” pour tes salariés (il y a d’autres moyens de l’évaluer et si tu veux qu’on regarde ça ensemble, écris-moi).
Les coûts administratifs d’avoir des employés
Ok clarifions ce que je considère des “coûts administratifs” ici : comme on est dans les coûts indirects, je parle de tout ce que ça coûte indirectement à l’entreprise en termes de coûts administratifs.
Principalement:
→ le logiciel de gestion de paie
→ le temps (ou l’argent lié au fait de traiter les paies)
Ça peut paraître négligeable, mais quand c’est ta première embauche, la marche est haute!
Fournir des paies à tes employés nécessite que tu paies des DAS, que tu retiennes les impôts, que tu verses les paies et entre toi et moi : c’est pas mal plus de temps que ce que tu penses quand tu ne l’as jamais fait!
Si tu utilises un logiciel comme employeur D de Desjardins et que tu as un seul employé c’est 23.24$ que tu dois payer chaque mois juste pour GÉRER LA PAIE (source).
Scusez les majuscules, mais ça fait beaucoup pour réussir à rémunérer quelqu’un, quand t’as juste une personne sur le payroll.
Si tu fais tout ça toi-même, c’est du temps que tu ne passes pas ailleurs.
Si tu délègues la tenue de livres/comptabilité, ça se rajoute à ta facture mensuelle.
Supposons que tu as un seul employé, que la personne qui fait ta tenue de livres te coûte 80$/h et qu’elle a besoin d’une heure chaque mois pour gérer la paie : ça vient de te coûter 80 + 23.24$ = 103.24$ de plus chaque mois.
(et là supposons que ça inclut la production des T4 à la fin de l’année).
Retournons à notre exemple:
Tu payes déjà 12 516$ par an pour le salaire et charges sociales de ton employé au marketing à 10h semaine, que tu paies 20$/h.
Là ça augmente ta facture à 12 516$ + 103.24 x 12 = 12 516 + 1239$ = 13 755$
Si on calcule ça par “tarif horaire classique” ça fait:
13 755$/(10h*52semaines) = 26.45$
Si on calcule ça par “tarif horaire par heure travaillée”:
13 755$/(10h*48semaines) = 28.65$
Si on calcule ça par “tarif horaire par heure productive”*:
28.65$/36% = 79.58$
Encore une fois ici j’émets un gros avertissement pour l’utilisation de ce pourcentage qui est probablement non transposable sur ta situation.
Les coûts liés à l’embauche
Trouver un employé coûte de l’argent 🫠
Quelques chiffres sur le processus d’embauche:
Engager un employé, ca prend en moyenne 42 jours.
Le processus de le trouver coûte en moyenne 4683$. (source, à noter que la médiane c’est 1244$).
- Mettre une annonce
- S’assurer que l’annonce est distribuée
- Passer des entrevues
- Avoir un contrat de travail
- Peut-être même, faire affaire avec des pros pour t’aider à trouver “ta perle”
Trouver un sous-traitant/embaucher une agence prend aussi du temps! Par contre, tu as plus de contrôle sur le temps et les coûts impliqués puisque c’est généralement toi qui les contacte, demande des soumissions, etc. On peut donc affirmer qu’il y a aussi des frais (ton temps, donc un certain coût de renonciation), mais que comme tu as un certain contrôle, tu peux faire en sorte qu’ils soient moins élevés que ceux liés à l’embauche.
D’autres coûts implicites liés à l’embauche sont liés à la courbe d’apprentissage de l’employé.
Tu peux juste compter sur 25% de sa capacité le premier mois, 50% le deuxième mois, 75% le troisième mois pour atteindre le 100% le 4e mois. (source)
Une deuxième source un peu plus fiable nous dit que :
“On average, the time for new hires to achieve full productivity ranged from eight weeks for clerical jobs to 20 weeks for professionals to more than 26 weeks for executives.”
Source : Rollag, K., Parise, S., & Cross, R. (2005). Getting new hires up to speed quickly. MIT Sloan Management Review.
Si tu embauches un professionnel (ce qui est cohérent ici avec une personne au marketing), le 20 semaines pour atteindre une pleine productivité ressemble d’assez près à un 4 mois).
Tout ça, c’est sans compter le temps que toi tu devras passer à former cette personne et lui montrer le fonctionnement de ton entreprise.
Nuance : commencer à travailler avec un nouveau sous-traitant comporte aussi une courbe d’apprentissage!
Je n’ai malheureusement pas trouvé de source à cet effet, mais d’expérience, ça peut prendre au moins 1-2 mois pour régulariser les communications, les attentes au niveau de la qualité attendue et autres. À prendre en compte surtout pour ton temps à toi et au fait que déléguer ne te libérera pas autant de temps que tu crois au début.
J’en parle plus en détail dans l’article Déléguer tes tâches non facturables, est-ce que c’est vraiment rentable?.
Pour en revenir à notre exemple, supposons qu’on prenne le coût médian du processus d’embauche, qui est 1244$.
Ce coût peut paraître minime lorsqu’il est amorti sur la durée totale du lien d’emploi (qui est de 3.4 ans dans les entreprises privées de services professionnels, selon les données du Bureau of Labor Statistics (Table 5 p. 9 si tu le cherches). On s’entend que cette durée concerne probablement davantage les emplois à temps plein et on peut supposer que pour un temps partiel, ce sera moins.
Le problème avec ce coût c’est que tu dois l’assumer au départ.
Au niveau de ton cashflow, si on considère uniquement les coûts à assumer la première année, ça te rajoute donc un coût de 1244$ (approximatif hein).
Si on revient à notre exemple et qu’on l’applique à nos calculs, les coûts donc de l’heure pour ton employé te reviendraient à ceci :
Tu payes 13 755$ par an pour le salaire et charges sociales de ton employé au marketing à 10h semaine, que tu paies 20$/h si on inclut aussi les coûts indirects administratifs.
Là ça augmente ta facture à 13 755$ + 1244$ = 14 999$
Si on calcule ça par “tarif horaire classique” ça fait:
14 999$/(10h*52semaines) = 28.84$
Si on calcule ça par “tarif horaire par heure travaillée”:
14 999$/(10h*48semaines) = 31.25$
Si on calcule ça par “tarif horaire par heure productive”*:
31.25$/36% = 86.81$
Encore une fois ici j’émets un gros avertissement pour l’utilisation de ce pourcentage qui est probablement non transposable sur ta situation.
Et là dans ce calcul, on n’a pas (encore) inclus l’accès aux logiciels, un ordinateur, un bureau ni rien d’autre.
On n’a pas encore inclus le coût de remplacer ton employé (s’iel venait à quitter l’entreprise). Oui c’est possible que ton sous-traitant te quitte aussi, mais souvent à cause du contrat, tu le sais (idéalement) un peu d’avance.
Après tout ça, comment savoir si c’est plus rentable d’avoir un employé ou un sous-traitant?
J’espère que rendu ici, c’est assez clair que le “salaire horaire” que tu penses payer à ton employé te coûte BEAUCOUP plus cher que ce que tu crois.
Et aussi que le coût réel d’un employé va dépendre d’une foule de facteurs 🫠
Je le sais que “ça dépend” c’est la pire réponse à recevoir après avoir lu tout cet article. Mais en résumé, les coûts (en argent et/ou en temps si on prend la valeur monétaire de celui-ci) peuvent facilement devenir similaire et le choix devrait plus se faire sur ta capacité à payer à long terme et ton envie/besoin de créer une culture d’entreprise par exemple.
Si tu souhaites avoir un outil pour estimer la différence de coûts pour toi, je t’invite à venir manifester ton intérêt en m’écrivant directement sur Instagram 👀
Petits plus et notes
Merci à Tania Boucher, CRHA, pour la relecture et les suggestions pour améliorer l’analyse!
Cet article en anglais démontre une approche similaire et est assez intéressant : https://www.toptal.com/freelance/don-t-be-fooled-the-real-cost-of-employees-and-consultants
