calcule ton équilibre qualité de vie et rentabilité
La mini-formation du Budget-Temps
Pour les solopreneurs et travailleurs autonomes
Être travailleur autonome ou solopreneur c’est chouette!
Jusqu’à ce que tu te rendes comptes que ton horaire est plein et que tu te sentes complètement perdu sur quoi faire pour augmenter ta rentabilité sans travailler encore plus (ou réussir à travailler moins).
Le budget-temps, c’est un outil qui calcule d’abord à quoi ton équilibre idéal ressemble.
C’est ça qui te permet ensuite de diagnostiquer quels ajustements faire dans ta business pour t’en rapprocher.
Ça t’aide à savoir si ton problème c’est que:
→ tu veux tout faire toi-même et tu n’as pas le temps dans ton horaire
→ tu ne charges pas assez cher!
→ tu as mal réparti combien de temps tu devrais passer sur chaque gros groupe de tâches
→ ou même une combinaison de tout ça.
En gros, l’outil va te permettre d’évaluer si ton modèle actuel sert ta rentabilité autant que ta vie.
Pour calculer comment maximiser la rentabilité de ta business tout en priorisant ta qualité de vie, suis les quatre étapes suivantes 👇
Table des matières
Télécharge l'outil
J’ai plusieurs versions de l’outil disponibles en fonction de ton type d’entreprise et de où tu résides.
Pour chaque version, tu peux télécharger la version de ton choix: Excel ou Google Doc
À noter que les outils sont adaptés aux entrepreneurs ayant ou visant moins de 250 000$ en chiffre d’affaires.
Qu’est-ce qui change si ton chiffre d’affaires est supérieur?
Les calculs sont un peu différents, principalement au niveau de la répartition des revenus. Si c’est ton cas, je t’invite d’abord à suivre le tutoriel ici et si tu souhaites accéder à une version personnalisable, je t’invite à te joindre au Parcours! Ça te donnera accès à un atelier + outil pour personnaliser le Budget-Temps et tu pourras aussi bénéficier de mini-consultations dans lesquelles on pourra adapter ensemble l’outil à ta réalité.
Remplis l'outil
Voici à quoi ressemble l’outil à remplir (version travailleur autonome).
⚠️ Seules les cases en bleu sont modifiables et nécessitent que tu y touches.
Pour chaque case en bleu, je te guide à identifier quelle information choisir/saisir.
Cases à remplir 👇
De façon réaliste, combien d’heures par semaine veux-tu travailler?
37.5h comme si tu étais employé?
20h parce que tu as d’autres projets/une famille/envie de passer beaucoup de temps en plein air?
Ça peut être plus, moins, quelque part entre les deux, au final c’est ton chiffre idéal à toi.
→ Le chiffre que tu indiques, je veux que tu le considères comme ta nouvelle limite personnelle. En le respectant, tu te respectes, tu t’assures une qualité de vie en protégeant ton temps et en finançant sainement ton train de vie.
On parle pas de fausses vacances où tu vas apporter ton ordi/téléphone/fax (lol) avec toi.
On parle de vraies vacances où tu décroches.
Alors, tu veux en prendre combien par année?
p.s. ne te sens pas mal d’en vouloir juste 2. Ne te sens pas mal non plus d’en vouloir 12. Mais ça aussi ça devient ta nouvelle limite (minimale) personnelle.
p.p.s. les salariés ont droit à 8 jours fériés et 2 congés maladie qui sont payés par l’employeur. Si tu souhaites te donner ces journées “de congé” dans ton année, tu dois rajouter +2 semaines de vacances pour que tes heures totales travaillées soient ajustées de manière cohérente.
Ok donc dans ton compte en banque là. Dans l’argent que tu utilises pour ton budget personnel, pour payer ton épicerie, ton logis, tes vacances, tes REER, tu as besoin de combien?
On va se parler dans le blanc des yeux la: j’ai bien dit MINIMUM. Si tu m’écris 2 millions ici t’as pas compris l’exercice.
Je veux savoir quel montant d’argent tu as besoin pour vivre confortablement et payer tes factures.
Aussi: dans l’outil, le profit est considéré à part. Le profit est donc un EXTRA que tu reçois quand tu gères bien ta business.
Identifie ce qui t'empêche d'atteindre ton équilibre
Tes chiffres d'argent
C’est en lisant le livre Profit First que je suis tombée sur une manière de segmenter le chiffre d’affaires.
Voici les pourcentages suggérés par l’auteur du livre, en fonction des tranches de revenu :
L’idée du livre, c’est de se verser d’abord un pourcentage de profit, puis de répartir ses revenus en fonction de catégories prédéterminées :
- Salaire du/des propriétaire(s)
- Taxes et impôts
- Dépenses d’opérations (OPEX)
À noter que dans « taxes et impôts », l’auteur INCLUT les impôts personnels. Le « salaire » est donc en théorie net → donc ce serait l’argent que tu as dans ton propre compte en banque.
J’adore le concept, mais le problème avec ces pourcentages-là c’est qu’au Québec, on est vraiment beaucoup imposés sur notre revenu.
L’autre chose, c’est que notre taux d’imposition varie énormément en fonction de notre tranche de revenu.
Note: si tu as la version internationale de l’outil, les pourcentages sont les mêmes que ceux de Profit First.
5% Profit
1% impôts d’entreprise
30% OPEX (dépenses d’opérations)
64% Salaire brut
Ce que j’ai fait est donc de considérer les dépenses d’opérations telles quelles, mais de regrouper salaire et impôts ensemble dans le cas des calculs du propriétaire d’une entreprise incorporée qui se verserait un salaire.
L’outil de calcul répartit les pourcentages automatiquement. Encore une fois, ça reste un guide pour te permettre d’avoir une meilleure idée de ce qui se passe.
👉 Question d’introspection: te payes-tu assez? Te payes-tu trop?
Pour avoir une belle qualité de vie, c’est essentiel que tu te priorises dans ton entreprise – sans négliger ton entreprise pour autant. C’est exactement pour cette raison que j’ai fini par me considérer comme une salariée de mon entreprise.
Systématiquement, chaque 2 semaines, un montant déterminé se verse dans mon compte en banque personnel.
Je considère cette dépense comme obligatoire, au même titre que toutes mes autres dépenses. Je dois budgéter en conséquence et me payer ou non n’est donc pas une option.
Voici les pourcentages pour le travailleur autonome:
- 30% OPEX (dépenses d’opérations)
- 70% Salaire brut
Ce que j’ai fait est donc de considérer les dépenses d’opérations telles quelles, mais de regrouper salaire, taxes, impôts et profit ensemble dans le cas des calculs d’un travailleur autonome.
Tel que mentionné, le salaire brut inclut environ 5% de profit (calculé à partir du chiffre d’affaires), les impôts et le salaire net.
Au niveau du profit, le pourcentage réel n’est pas nécessairement exact – en raison des impôts le calcul n’est pas simple donc il s’agit d’une estimation. L’important c’est surtout de garder en tête qu’on veut avoir du profit. Une partie sert à rester « dans ton entreprise » et une partie sert pour toi, à te récompenser.
Le salaire net correspond exactement à la valeur que tu as choisie au départ. Si tu le trouves trop gros ou trop petit, je t’invite à modifier la valeur en conséquence.
L’outil de calcul répartit les pourcentages automatiquement. Encore une fois, ça reste un guide pour te permettre d’avoir une meilleure idée de ce qui se passe.
Tu peux regarder au bas de l’outil pour voir la répartition détaillée (ce qui va dans les impôts, dans le “profit” et dans ton “salaire”).
👉 Question d’introspection: te payes-tu assez? Te payes-tu trop?
Pour avoir une belle qualité de vie, c’est essentiel que tu te priorises dans ton entreprise – sans négliger ton entreprise pour autant. C’est exactement pour cette raison que j’ai fini par me considérer comme une salariée de mon entreprise.
Systématiquement, chaque 2 semaines, un montant déterminé se verse dans mon compte en banque personnel.
Je considère cette dépense comme obligatoire, au même titre que toutes mes autres dépenses. Je dois budgéter en conséquence et me payer ou non n’est donc pas une option.
Les OPEX (operations expenses), c’est tout l’argent que tu dois dépenser pour que la business roule. Ça inclut tes logiciels, ton local si t’en as un, tes sous-traitants ou employés (comptable, graphiste, assistant.e virtuelle, copywriter, etc.), les formations et le coaching que tu te payes par exemple.
En tant que travailleur autonome, on sous-estime souvent beaucoup combien runner une business nous coûte vraiment.
Quand ton nombre d’heures est limité, ça peut être contre-productif de vouloir tout faire toi-même. C’est pour cette raison que de se permettre des dépenses qui égalent environ 30% de ton chiffre d’affaires, c’est un levier sain qui te permet notamment de déléguer des tâches à des gens, de te procurer des logiciels/outils pour accroître ta productivité.
Le chiffre provient du livre Profit First et est suggéré pour toute entreprise faisant moins de 250 000$ en chiffre d’affaires.
Un exercice que j’adore faire, c’est d’oublier mon budget et dépenses actuelles, et voir à partir du montant d’argent que j’obtiens, si je recommençais à neuf, quelles dépenses je ferais. Souvent ça me donne une belle perspective sur ce qui est essentiel et non essentiel à ma business.
👉 Question d’introspection: dépenses-tu assez? Dépenses-tu trop?
Le chiffre d’affaires se calcule automatiquement en fonction de la somme obtenue pour les catégories Salaire Brut et OPEX.
Ce chiffre d’affaires est le MINIMUM qui t’est nécessaire pour atteindre ton équilibre qualité de vie/rentabilité. C’est aussi le point de départ qui permet de calculer ton taux horaire de production minimal.
⚠️ Ton chiffre d’affaires actuel est de loin en dessous de ça?
Ne panique pas! La solution n’est PAS de vendre plus (tu vas juste finir par t’épuiser si tu fais ça directement). Continue à lire les prochaines sections et à analyser ton budget-temps 🙂
Tes chiffres de temps
Voici un résumé de comment ton temps devrait être alloué:
Production/facturable: 50%
Admin: 10%
R&D, stratégie et formation: 10%
Ventes et marketing: 30%
Les pourcentages suivants proviennent d’un amalgame d’études/statistiques de l’industrie et de livres. Après plusieurs tests et comparaisons, j’en suis arrivée à la conclusion qu’il s’agissait d’une répartition saine et prudente du temps d’une entreprise de services/consultation.
Pour bien analyser ces pourcentages, je t’invite à faire un exercice d’observation/introspection sur où ton temps passe actuellement. En comparant tes chiffres actuels aux chiffres suggérés, tu es vraiment en mesure d’identifier des goulots d’étranglement dans ta business (endroits qui limitent ta croissance/bon fonctionnement).
Note: l’objectif n’est pas de les suivre au pourcentage près. Mais tenter de s’en rapprocher te permet aussi de te rapprocher de ton équilibre rentabilité-qualité de vie.
Le temps de production, c’est ce que tu appellerais du temps facturable si ce que tu vendais à tes clients, c’est des heures.
Si tu vends des forfaits ou des services “productivisés”, ton temps de production c’est l’ensemble du temps productif que tu passes sur des mandats ET le temps que tu auras passé à créer (fabriquer) ton offre. Si tu vends de la formation en entreprise, c’est l’ensemble du temps que tu passes à créer tes formations, les personnaliser pour les clients et les livrer.
D’une certaine façon, c’est l’ensemble des activités directement liées aux services que tu offres.
Tu peux probablement penser que 50% de ton temps de travail c’est peu. L’idée c’est justement d’être prudent avec le temps qu’on souhaite y allouer. On se crée en quelque sorte un buffer. C’est aussi qu’on sous-estime beaucoup le temps que prennent les autres tâches nécessaires au bon roulement de notre entreprise.
Note sur le travail créatif:
Beaucoup de gens qui ont un travail créatif se refusent à calculer le temps passé sur la réalisation de mandats. La raison: la créativité n’est pas prévisible et le temps passé est extrêmement variable.
Dans ma vision des choses, pour la réalisation du mandat j’ai besoin de deux états de travail différents:
- l’état productif (ou focus), où j’accomplis et exécute mes idées. Je suis devant mon ordinateur;
- l’état diffus où je laisse mon cerveau vaguer, créer des liens et créer. Je suis plus généralement dehors, sur mon divan, dans un café, en train de faire du sport.
Les deux états sont essentiels à la réalisation de mon travail et souvent, c’est l’état diffus qui est le moins prévisible. C’est aussi impossible à calculer parce que je ne traîne pas d’horloge pour calculer ces minutes-là (et ce n’est pas souhaitable).
Donc, le temps de production qu’on a calculé, c’est le temps en état productif. Ça m’amène aussi à te faire réaliser que si tu as besoin de BEAUCOUP de temps diffus pour accomplir ton travail, c’est irréaliste de penser que c’est sain pour toi d’avoir établi ton nombre d’heures de travail hebdomadaire à 35h semaine par exemple.
Nécessairement ta business va t’envahir dans ton temps personnel et tu vas garder ce sentiment d’overwhelm.
As-tu déjà comptabilisé le temps que tu passes à répondre à des courriels? À faire ta facturation? À assembler tes documents pour l’impôt?
Crois-moi, ça en prend du temps! En théorie, tu devrais passer 10% de ton temps là dessus. Si jamais tu te rends compte que c’est plus que ça, c’est un excellent indicateur que tu as des problèmes d’efficacité. Investigues et vois si tu peux automatiser, déléguer, modifier tes processus.
Ta planification stratégique, le temps que tu t’offres pour augmenter tes connaissances, ça devrait prendre 10% de ton temps. Ça peut aussi inclure du temps que tu passes à établir des SOPs (standard operations procedures).
D’une certaine façon, c’est le temps que tu passes à imaginer et créer le futur de ton entreprise.
C’est extrêmement important que tu prévois du temps pour ça dans ton horaire. C’est en faisant ça que tu vas arrêter d’être toujours pris dans l’urgence de ton quotidien, parce que tu as spécifiquement du temps destiné à devoir t’arrêter, observer et designer ta business.
Pour avoir une business rentable, tu dois évidemment vendre. Et vendre, c’est l’ensemble des activités qui incluent: faire de la prospection, relancer tes leads, faire des rencontres découvertes avec tes leads, faire du réseautage, aller à des conférences, alimenter tes réseaux sociaux, faire des webinaires, écrire tes infolettres, commenter les publication des autres sur Linkedin, Instagram ou autres.
C’est aussi établir tes prix, faire de la veille concurrentielle, faire ta stratégie d’offre de services.
Ah et c’est aussi faire ton service à la clientèle, les suivis pré-vente et après-vente et analyser/comprendre les besoins de ses clients pour mieux y répondre.
Ouff, ça en fait des choses!
On a tendance à ne pas comptabiliser beaucoup de temps qu’on met en réalité dans nos ventes et marketing. Je me rappelle d’il y a quelques années, avant que j’aie une famille, je considérais que le réseautage, les 5 à 7 et conférences, c’était mon hobby.
Maintenant que j’ai comme priorité d’être à la maison pour les gens que j’aime, ce n’est pas sain de ne pas planifier ces activités-là dans mes heures de travail. Pour se permettre un vrai équilibre qualité de vie-rentabilité, c’est essentiel de réaliser que ce sont des activités commerciales à part entière et qu’elles doivent être comptabilisées comme tel.
Oui, à priori, 30% de temps ça semble beaucoup. Mais en réalité, pour avoir sainement un flot de clients continu et un offrir des services de qualité, c’est une allocation de temps nécessaire.
⚠️ Quoi faire quand les chiffres idéaux ne correspondent pas à ta réalité?
C’est important que tu regardes à la fois les heures moyennes par semaine ET les pourcentages.
Pour interpréter quoi faire exactement quand ça ne correspond pas, il y a plusieurs cas de figure:
- la répartition des pourcentages est similaire, mais le nombre total d’heures varie
- La répartition des pourcentages est différente, mais le nombre total d’heures est stable
- La répartition des pourcentages est différente et le nombre total d’heures varie
Les pistes d’actions vont aussi varier en fonction de la catégorie où se trouve le plus grand débalancement.
Si tu as besoin d’aide pour y voir plus clair, tu peux te joindre au Parcours et y poser tes questions!
Ton tarif horaire de production
Le tarif horaire de production minimal, c’est la quantité d’argent que chaque heure de travail de production devrait te rapporter.
Si tu factures à l’heure, oui ça devrait être ça ton taux horaire (au minimum).
Si tu factures à l’heure, ça se peut qu’en ce moment tu aies une douche froide. Le montant est probablement plus haut que ce que tu charges en réalité. Et c’est possiblement dû à une sous-estimation de ta part des autres coûts/temps nécessaire pour réaliser tes tâches. C’est probablement pour ça que tu te sens overwhelm.
Si tu vends des forfaits ou autre format de services packagés, c’est l’argent en moyenne, que tu devrais avoir quand tu comptabilises tes revenus/heures de production. C’est super important que tu acceptes le fait que c’est une moyenne et que oui le temps que tu passes en réalité sur tes mandats varie donc que certains de tes mandats te rapportent plus ou moins que d’autres. C’est correct.
Quoi faire avec ce chiffre-là?
Si tu as plusieurs offres, je t’invite à le calculer individuellement pour chacune d’elles.
Tu peux le faire en décortiquant chacune de tes offres.
Super! Le problème ne vient pas de ta tarification.
Si tu veux investiguer pourquoi tu te sens overwhelm, je t’invite à regarder la répartition de ton temps.
Tu dois revoir ton pricing ou même tes offres!
Tu peux individuellement t’assurer que chacune de tes offres respecte grosso modo ton tarif horaire de production idéal.
Tu peux aussi aller une coche plus loin en optimisant l’ensemble de ton écosystème d’offres et t’assurer que c’est cohérent avec tes heures disponibles + chiffre d’affaires espéré.
Attention! L’idée n’est PAS d’imposer ce montant (le tarif horaire de production minimal) comme nouveau tarif à tes clients.
En tout temps, quand tu révises tes tarifs, je t’invite à les évaluer en fonction du pricing de valeur.
Prends action
Avec l’outil, tu as une bonne idée de POURQUOI tu n’atteins pas ton équilibre rentabilité-qualité de vie.
Tu as aussi quelques pistes pour savoir QUOI FAIRE pour l’atteindre.
Parmi celles qu’on a brièvement abordé, il y a:
- Modifier tes prix
- Adapter ton offre de services/ton modèle d’affaires
- Revoir tes tâches en les :
- Supprimant
- Simplifiant
- Automatisant
- Déléguant (en sous-traitant ou embauchant quelqu’un)
Ce que je te recommande, c’est de ne pas chercher à tout faire en même temps.
Identifier ton premier bloquant et cherche à le régler. Puis, passe au prochain.
Si tu as besoin de précision sur comment l’appliquer à ta situation, je t’invite à t’inscrire au Parcours, ça te donne entre autres accès à des consultations privées illimitées.
CALCULE TON ÉQUILIBRE QUALITÉ DE VIE ET RENTABILITÉ
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