Le budget-temps

Je me suis lancée à temps plein en affaires en janvier 2020, nouvellement enceinte, avec le rêve de pouvoir combiner carrière et vie de famille.

Mon plan: travailler entre 20 et 30h semaine dans un domaine que j’adore et de la maison.

J’avais fait des contrats ici et là dans les dernières années donc “je connaissais ça être en business” et comme j’étais modeste dans mes ambitions, j’estimais mes coûts de roulement assez bas et une capacité d’heures facturables d’environ 70-75% de mes heures totales disponibles.

Wow que l’entrepreneuriat m’a pris par surprise!

Il y a tellement de tâches essentielles au bon roulement de la business pour lesquelles je n’étais définitivement pas la meilleure. J’en ai rapidement délégué plusieurs pour alléger mon horaire – mon temps était mieux mis sur des contrats.

Mais le 70-75%? J’ai jamais atteins ça. Combine le temps de répondre à tes courriels, à celui de faire du réseautage, des publications Linkedin, faire des rencontres avec des clients potentiels, penser à la stratégie business et pouf, ça faisait pas mal d’heures passées ailleurs qu’à faire des mandats.

J’ai commencé à faire des recherches sur la structure des entreprises, combien de pourcentage de mon revenu je pouvais sainement dépenser, combien de temps et de ressources devaient être mises sur la vente, sur les tâches administratives, sur les mandats.

Et j’ai fini par me construire cet outil pour me permettre d’avoir une vraie vue d’ensemble sur à quoi mon entreprise idéale devait ressembler et de trouver pourquoi je n’arrivais pas à atteindre mon équilibre.

Parce que ça m’avait tellement aidé, j’ai décidé de le repartager aux autres solopreneurs et travailleurs autonomes pour leur permettre eux aussi d’avoir un autre moyen d’atteindre leurs objectifs.

Les chiffres proposés ne constituent pas une référence absolue. L’idée est d’avoir un barème de référence pour s’aider à remettre en question son propre fonctionnement, allocation de temps et taux horaire. 

Je me suis basée sur des livres, rapports de l’industrie et certains sites web pour construire l’outil. 

J’ai ensuite posé certaines hypothèses, extrapolé certains chiffres trouvés pour en arriver à un modèle pertinent et adapté aux solopreneurs de services. 

Les chiffres d’argent

La répartition du profit, impôts, salaire et dépenses d’opérations est adaptée de l’approche Profit First développée par l’auteur Mike Michalowicz.

Voici le tableau résumant sa proposition:

Au Québec, avec notre taux d’imposition personnel, ces pourcentages ne sont pas adaptés. En prenant comme hypothèse que les pourcentages de profit (5%) et de dépenses d’opérations (OPEX, 30%) resteraient les mêmes, j’ai simplement revu le calcul du salaire net en fonction du taux d’imposition personnel et entreprise, en incluant les charges sociales. Le calcul spécifique utilisé dans ce calculateur correspondrait à une entreprise incorporée qui verse un salaire à son unique propriétaire. À noter que la différence est assez faible par rapport à un travailleur autonome.

Les informations utilisées pour les calculs proviennent directement des sites web de Revenu Québec, la RRQ, le RQAP et Revenu Canada.

Les chiffres de temps

Le temps facturable (de production)

Dans le manuel universitaire de gestion des opérations en services Le temps des services, l’auteur James Téboul suggère que dans un cabinet de conseil, les dirigeants (partenaires) ne pouvaient logiquement pas effectuer plus de 50% de leurs heures, en raison de leurs tâches connexes liées notamment au marketing et à l’entretien des relations client.

L’organisme Alias Entrepreneur abonde dans le même sens, en disant que le nombre d’heures facturables tourne généralement entre 40% et 60% du temps du solopreneur.

J’ai donc établi dans mon outil que 50% était une valeur moyenne raisonnable pour les heures de production, considérant qu’il s’adresse à des très petites entreprises de services professionnels/de consultation.

La stratégie

Dans la catégorie stratégie, j’inclus aussi tout le temps que le solopreneur passe dans sa propre formation continue.

Dans son live Clockwork, Mike Michalowicz nomme cette catégorie “designing”, faisant référence au fait que c’est le moment où l’entrepreneur conçoit la vision et la stratégie de son entreprise. Il suggère un 10% de son temps.

L’organisme Alias Entrepreneur suggère pour sa part que 5 à 10% du temps d’un solopreneur devrait passer à “se ressourcer, développer ses connaissances et se tenir à jour”.

Les deux concepts étant relativement proches, je les ai fusionnés ensemble sous le terme stratégie et ai considéré la borne supérieure de 10% pour mon propre modèle d’allocation de temps.

Les tâches administratives et les tâches liées aux ventes et marketing

Dans ma catégorisation des ventes et marketing, certaines tâches administratives reliées aux ventes sont incluses, notamment la création d’offres de services et le service-client.

Les tâches administratives comprennent principalement le temps que tu passes à répondre aux courriels divers, à la facturation et à la tenue de livres/impôts.

Les ventes et marketing, c’est faire de la prospection, relancer tes leads, faire des rencontres découvertes avec tes leads, faire du réseautage, aller à des conférences, alimenter tes réseaux sociaux, faire des webinaires, écrire tes infolettres, commenter les publications des autres sur Linkedin, Instagram ou autres.

C’est aussi établir tes prix, faire de la veille concurrentielle, faire ta stratégie d’offre de services.

Ah et c’est aussi faire ton service à la clientèle, les suivis pré-vente et après-vente et analyser/comprendre les besoins de ses clients pour mieux y répondre.

Trouver des statistiques qui départageaient clairement les deux grandes catégories a été assez difficile et la fixation des pourcentages s’est faite via une modélisation heuristique.

L’information de base qu’on a: on passe déjà 50% du temps en production et 10% en stratégie, il reste donc 40% pour les tâches administratives et les tâches liées aux ventes et marketing.

Ce que j’ai trouvé:

Le site Subscript (qui est une source semi-fiable, considérant qu’elle ne cite aucune étude), estime que la somme des employés en ventes et marketing d’une petite entreprise représente entre 30% et 40% de la quantité totale des employés.

Rosenberg (qui ont fait leur propre étude de l’industrie) parle du ratio employés de soutien comme étant environ 20% du nombre total d’employés dans un cabinet comptable. À noter que les partenaires ont aussi une certaine quantité de responsabilités “administratives” et de “ventes et marketing” et que les employés de soutien ici incluent tous ceux qui font des tâches autres que les services rendus, en incluant les tâches reliées aux ventes et marketing.

Le CMO Survey de Deloitte ne cite aucun chiffre par rapport à la taille relative des employés en ventes et marketing mais mentionne que les entreprises de services dépensent généralement 11.4% de leur budget en marketing et environ 30% de leurs activités de marketing sont faites à l’externe.

Si on suppose que les dépenses peuvent dans certains cas représenter uniquement de la main d’oeuvre et que pour une entreprise de services, le salaire représente souvent 50% de l’entreprise, on a que les entreprises dépensent en moyenne, potentiellement 11.4%/50% = 22.8% des employés d’une entreprise sont dédiés au marketing.

C’est imparfait mais ici on peut supposer que le pourcentage des employés pourrait être représentatif du pourcentage d’heures passées par le solopreneur sur ces tâches, même si en réalité les employés ne font leurs tâches directes 100% du temps.

En combinant les divers chiffres:

• entre 30-40% d’employés aux ventes et marketing (Subscript)
• 20% d’employés de soutien (Rosenberg)
• une estimation de 22.8% d’employés au marketing (Deloitte)

Il est réaliste de proposer qu’un solopreneur doive passer 10% de son temps sur les tâches administratives et 30% sur les ventes et marketing.

Le pourcentage de temps lié aux tâches administratives est aussi gardé bas pour inciter à simplifier/automatiser/déléguer en premier les tâches de cette catégorie (qui sont généralement une pauvre utilisation du temps du solopreneur).

Le tarif horaire

Le calcul du tarif horaire correspond simplement à ceci:

nombre d’heures totales facturables = heures hebdomadaires*(52-nombre de semaines de vacances)

tarif horaire = chiffre d’affaires / nombre d’heures totales facturables